Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) · Versão 2026.11.2 · Em vigor desde 06/11/2026
Esta Política explica quais dados pessoais o NotaDex trata, para quê, com quem compartilha, por quanto tempo guarda e como você exerce seus direitos. Ela faz parte do Termo de Aceite e Condições de Uso do NotaDex.
1.1. O NotaDex é operado pela DEXA DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE LTDA (Dexa Soft), CNPJ 70.011.157/0001-06, Av. Prefeito Carlos Ferreira Lopes, 703, Pavimento 14, Sala 1403, Vila Mogilar, Mogi das Cruzes/SP, CEP 08773-490 (“NotaDex”, “nós”).
1.2. Somos controladores dos dados de cadastro, acesso, segurança, cobrança, suporte e indicação. Somos operadores dos dados pessoais contidos nos documentos fiscais, nas credenciais e nos documentos enviados para assinatura eletrônica: tratamos esses dados conforme as instruções da empresa assinante, que é a controladora deles.
1.3. Encarregado pelo tratamento de dados (DPO): Yago Roberto Costa, e-mail contato@notadex.com.br, WhatsApp (11) 91126-5250.
2.1. Não coletamos intencionalmente dados sensíveis. A selfie e as fotos de documento da assinatura eletrônica não passam por reconhecimento facial nem por comparação automática: ficam guardadas apenas como evidência da assinatura.
3.1. Do próprio usuário (cadastro, telas e atendimento); do uso da Plataforma (registros de acesso); das Fontes Oficiais (SEFAZ, Ambiente Nacional da NFS-e e prefeituras), a pedido da empresa assinante; de consultas públicas de CNPJ e CEP feitas para preencher cadastros; do remetente e dos próprios signatários, na assinatura eletrônica.
| Finalidade | Dados | Base legal (LGPD) |
|---|---|---|
| Criar e administrar a conta, autenticar usuários e controlar permissões | Cadastro, acesso, senha | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Buscar, organizar, guardar e emitir documentos fiscais a pedido do assinante | Documentos fiscais, credenciais | Execução de contrato; instruções do assinante (controlador) |
| Cobrar a assinatura, emitir nota fiscal e devolver valores | Assinatura e pagamento | Execução de contrato; obrigação legal (art. 7º, II) |
| Avisos do sistema (código de acesso, certificado vencendo, fim do teste, renovação, cancelamento) | Cadastro | Execução de contrato |
| Suporte e correção de falhas | Cadastro, suporte | Execução de contrato; legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Responder dúvidas pelo assistente de ajuda com inteligência artificial | Perguntas digitadas | Execução de contrato; legítimo interesse |
| Segurança, prevenção a fraudes e trilha de auditoria | Acesso, auditoria | Legítimo interesse; exercício regular de direitos (art. 7º, VI) |
| Provar o contrato, o aceite e as autorizações | Aceite | Exercício regular de direitos |
| Guardar registros de acesso pelo prazo legal | Acesso | Obrigação legal (Marco Civil, art. 15) |
| Programa de indicação | Indicação | Execução de contrato |
| Coletar e registrar assinaturas eletrônicas | Assinatura eletrônica | Instruções do remetente (controlador); para nós, execução de contrato e exercício regular de direitos |
4.1. Não usamos os dados dos documentos fiscais para publicidade, perfilamento ou venda a terceiros. Não vendemos dados pessoais.
5.1. Os dados de cada empresa assinante ficam separados. Nossa equipe administra o plano, a situação e o uso da assinatura, mas não acessa os documentos, as empresas, os usuários nem as credenciais das empresas assinantes, e não altera o cadastro delas. O suporte trabalha com o que você enviar no atendimento.
5.2. Compartilhamos dados, apenas no necessário, com: a) Oracle Cloud Infrastructure: servidores em São Paulo/SP, onde ficam o sistema, o banco de dados, os documentos e as credenciais; b) Cloudflare: proteção e entrega do site e guarda da cópia de segurança externa, que é cifrada antes de sair do servidor; c) Locaweb: envio de e-mails do sistema; d) Anthropic: assistente de ajuda, que recebe só as perguntas digitadas no assistente e o histórico recente da conversa; e) Fontes Oficiais, para a operação pedida pelo assinante; f) assessores contábeis e jurídicos, sob sigilo; g) autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
5.3. Esses fornecedores tratam os dados só para a finalidade contratada, com medidas de segurança adequadas.
6.1. Cloudflare e Anthropic podem processar dados fora do Brasil, especialmente nos Estados Unidos. Os documentos fiscais, as credenciais e o banco de dados ficam em servidores no Brasil, e a cópia de segurança externa é cifrada antes do envio. As transferências seguem o art. 33 da LGPD e a regulamentação da ANPD.
| Dado | Prazo | Motivo |
|---|---|---|
| Cadastro e conta | Enquanto a conta existir e por 180 dias depois do fim da assinatura; usuários desativados, 2 anos | Contrato; reativação; defesa de direitos |
| Documentos fiscais | Enquanto a conta existir; depois do fim, disponíveis para exportação por no mínimo 30 dias e guardados em ambiente restrito pelo prazo legal de 5 anos | Contrato; guarda fiscal (CTN, arts. 173 e 174) |
| Certificado digital e senha | Até o administrador apagar ou, no máximo, 30 dias depois do fim da assinatura | Minimização e segurança |
| Registros de acesso | No mínimo 6 meses; tentativas de login com erro, 30 dias | Marco Civil da Internet, art. 15 |
| Auditoria das ações | 5 anos | Segurança; defesa de direitos |
| Registros de aceite e autorizações | 10 anos depois do fim do contrato | Prova do contrato (Código Civil, art. 205) |
| Cobranças e notas fiscais da assinatura | 5 anos | Obrigações fiscais e contábeis |
| Atendimentos encerrados | 5 anos | Defesa de direitos |
| Perguntas ao assistente de ajuda | 2 anos | Melhoria do serviço |
| Assinatura eletrônica: documento e registro | Enquanto a conta do remetente existir, com as regras de exportação acima | Prova da assinatura |
| Assinatura eletrônica: selfie e fotos de documento | 5 anos | Prova da assinatura |
| Cópias de segurança | Diárias por 14 dias, semanais por 8 semanas e mensais por 12 meses, cifradas | Continuidade |
7.1. Vencidos os prazos, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo se a lei exigir a guarda ou se forem necessários para defesa em processo.
8.1. Adotamos, entre outras medidas: senha forte e código por e-mail no login; bloqueio após tentativas com erro; perfis de acesso; separação dos dados de cada assinante; criptografia do certificado e da senha dele, com a chave guardada fora do banco de dados; conexão sempre criptografada (HTTPS); registro de auditoria protegido contra alteração; cópias de segurança diárias, com cópia externa cifrada; e atualizações de segurança do servidor.
8.2. Nenhuma medida elimina todos os riscos. Em incidente que possa causar risco ou dano relevante, comunicamos a ANPD e os titulares nos termos da lei e, quando formos operadores, avisamos a empresa assinante em até 48 horas da confirmação.
9.1. Usamos apenas cookies essenciais: o de sessão, que mantém você conectado e protege os formulários contra fraude, e o de mensagens da tela. Eles são protegidos contra leitura por scripts e restritos ao nosso site. Não usamos cookies de análise, de publicidade ou de terceiros, por isso não exibimos banner de consentimento. Se isso mudar, pediremos o seu consentimento antes.
10.1. Você pode pedir, a qualquer momento: confirmação de que tratamos seus dados; acesso; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários; portabilidade; informação sobre compartilhamento; revogação de consentimento; e revisão de decisões automatizadas (art. 18 da LGPD).
10.2. Faça o pedido ao encarregado (item 1.3). Podemos confirmar sua identidade antes de atender e respondemos em até 15 dias. Quando o pedido for sobre dados de que a empresa assinante é controladora (por exemplo, dados de uma nota fiscal ou de um documento assinado), encaminharemos a ela.
10.3. Alguns pedidos podem ser limitados quando a lei exigir a guarda dos dados ou quando forem necessários para defesa de direitos. Você também pode reclamar à ANPD.
11.1. O NotaDex é destinado a empresas e a pessoas capazes de contratar. Não tratamos intencionalmente dados de crianças e adolescentes, salvo quando constarem de documentos fiscais ou assinados, caso em que seguimos a LGPD.
12.1. Esta Política pode ser atualizada. Mudanças relevantes são avisadas por e-mail e na Plataforma, e a versão em vigor fica sempre neste endereço, com a data da última atualização.
Veja também o Termo de Aceite e Condições de Uso.
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